Calendly időpont foglaló oldal készítése Zoom és Google Naptár integrációval

Mint sokan mások én is már lassan egy éve csak online dolgozom. Emlékszem egy éve ilyen tájban mondták le az első személyes találkozós coaching ülést. Igaz már akkor is időpont foglaló oldalt használtam, de nem tekintettem komplex rendszerként rá hiszen nem volt ilyen igényem.

Mára azonban ez gyökeresen megváltozott. Minden szolgáltatónak (legyen az fizikai vagy szellemi tevékenységet végző) már-már kötelező egy időpont foglaló oldallal rendelkeznie. Egyrészt ezzel jóval egyszerűbbé teszi az ügyfelekkel való időpont keresést, hiszen az ügyfél látja, hogy mikor van szabad időpontom és tud oda foglalni amikor neki is megfelelő. Másrészt pedig automatikusan tudunk akár Zoom meeting linket is generáltatni a rendszerrel, sőt még naptári meghívót és készít és emlékeztető üzenetet is küld akár helyettünk.

Mire lesz szükségünk?

Először is tisztázzuk újra: A bejegyzésben a Calendly alkalmazás beállítását fogom megmutatni. A cél, hogy összekapcsoljuk egy regisztrált Zoom fiókkal (ez fontos) és egy Google fiók naptárával.

A két utolsó (tehát Zoom és Google) fiókunk minden bizonnyal van már, ezek regisztrálását nem fogom külön bemutatni. Google helyett egyébként opcionálisan lehet Microsoft Naptáat is használni (Office 365), de a tapasztalatom szerint azt kevesebben használják idehaza.

Calendly regisztráció és beállítás

Először is nyissuk meg a regisztrációs oldalt, majd pedig adjuk meg az e-mail címünket. Amennyiben Gmail-es email címünk van (vagy G-Suite-os) akkor automatikusan felkínálja a rendszer, hogy nem kell külön felhasználót létrehoznunk hanem be tudunk jelentkezni a Google fiókunkkal.

Amennyiben Gmail-es email címünk van (vagy G-Suite-os) akkor automatikusan felkínálja a rendszer, hogy nem kell külön felhasználót létrehoznunk hanem be tudunk jelentkezni a Google fiókunkkal.
Amennyiben Gmail-es email címünk van (vagy G-Suite-os) akkor automatikusan felkínálja a rendszer, hogy nem kell külön felhasználót létrehoznunk hanem be tudunk jelentkezni a Google fiókunkkal.

A következő ablakokban válasszuk ki, hogy pontosan melyik Google fiókunkhoz szeretnénk hozzáférést adni, majd pedig ez után lévőn tudjuk engedélyezni, hogy a Calendly hozzáférjen a naptárunkhoz.

És máris eljutottunk az első igazi beállítási ablakhoz, be tudjuk állítani, hogy milyen egyedi linken legyen elérhető a naptárunk, illetve módosítani tudjuk az időzónát ha nem megfelelőt választott a rendszer.

Be tudjuk állítani, hogy milyen egyedi linken legyen elérhető a naptárunk, illetve módosítani tudjuk az időzónát ha nem megfelelőt választott a rendszer.

A következő oldalon ellenőrizni tudjuk, hogy melyik naptár alapján mutat foglaltsági vagy elérhetőségi jelzést majd az oldalunk. Ezt akkor fontos megnézni ha több naptárunk is van, bár azért ilyennel ritkán találkozk az ember.

A következő oldalon ellenőrizni tudjuk, hogy melyik naptár alapján mutat foglaltsági vagy elérhetőségi jelzést majd az oldalunk.

És meg is érkeztünk az egyik legfontosabb dolgohoz, meg kell adnunk, hogy milyen időintervallumban és mely napokon lehet hozzánk időpontot foglalni.

Egy picit cseles a rendszer mert angolszász rendszerben van megadva a hét. Figyeljünk oda mert vasárnappal kezdődik!

Az utolsó ablakon válaszuk ki, hogy milyen célból szeretnénk használni a rendszert. Ennek szerintem csak statisztikailag van szerepe, a használatot nem befolyásolja.

És készen is van a fiókunk!

Itt érdemes megjegyezni, hogy a regisztráció után 2 hétig ingyenesen jár rengeteg fizetős funkció, ami a 14 nap leteltével inaktívvá válik. Az ingyenes verzióban csak egy időtartam lehet aktív. Az én javaslatom, hogy a 3om automatikusan létrehozott közül válasszuk ki azt amit a későbbiekben is szeretnénk használni. A másik kettőt pedig már most kapcsoljuk ki.

Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy rányomunk a kis fogaskerék ikonra majd pedig a kis ablak alján az On/Off-ra.

Zoom fiók összekapcsolása

A fenti sötét hátteres menűsorban kattintsunk az Integrations gombra vagy nyissuk meg ezt a közvetlen linket. A következő ablakban kattintsukn a Connect Zoom gombra. (Hanem vagyunk bejelentkezve a Zoom fiókunkkal a zoom.us-ra akkor jelentkezzünk be.)

Kattintsunk az Authorize gombra.

És voálá, máris öszekapcsoltuk a Zoom fiókunkkal a Calenly fiókunkat!

Foglalás testre szabása

Amennyiben nem szeretnénk nagyon variálni akkorezt a lépést akár ki is lehet hagyni. De! Érdemes néhány dolgot beállítani, elsődlegesen például az időpont témájának megfelelően átírtni a “15/30/60 Minute Meeting” szöveget.

Nosza! Kattintsunk rá újra a kis fogaskerék ikonra Home-on a szerkeszteni kívánt időtartamnál és nyomjunk az Edit gombra!

A beállítási lehetőségek széles tárháza…

Haladjunk fentről lefelé! Először is írjuk át az esemény nevét mondjuk mentorálásra. Kattintsunk a felső What event is this? sorra, és írjuk át az Event name-t, egy olyanra ami kifejezi, hogy mi is fog ott történni.

Ugyan itt tudjuk a Location-nél beállítani, hogy Zoom meetinget generáljon. Egyszerűen nyissuk meg a legördülő menüt és kattintsunk a Zoom-ra.

De át tudjuk írni az esemény leírását is, illetve pontosabban leírást tudunk megadni a Description/Instructions résznél.

Illetve még jobban testre tudjuk szabni a hozzá tartó linket is a Event link, sorban. annyi megjegyzésem van, hogy ne használjunk ékezetes karaktereket, mert azok tudnak galibát okozni.

Ha készen vagyunk akkor nyomjunk a Save & Close-ra.

Puffer idő beállítása

Szeritem fontos dolog, hogy legyen időnk két foglalás között kifújni magunkat és átállítani fejben a dolgokat a következő delikvienshez. Éppen ezért én mindig adok legalább 15 perc úgynevezett puffer időt két foglalás között. Ezt a When can people book this event? résznél tudjuk beállítani. Itt tudunk egyébként módosítani a lehetésges időpontokon is. Tehát, hogy mikortól meddig lehet foglalni, stb.

15 perces puffer idő beállítása

Hogy néz ki a kész oldalunk?

Ha eddig eljutottál akkor vagy van egy kész időpont foglaló oldalat, vagy már nagyjából tudod, hogy kell létrehozni. A végeredmény mindenesetre valami hasonló lesz:

A minta Calendly-s időpont foglaló oldalam

Bár én a mentorálásaim alatt már nem Calendly-t használok az időpont foglalások kezelésére hanem a Hubspot beépített funkcióját, neked még is sok sikert a használatához és sok sok foglalás kívánok!

A szerzőről:

Oszd meg ezt a bejegyzést!

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: linkedin
Megosztás itt: twitter
Megosztás itt: pinterest

Levélben érkező égi manna!

Eszközök, tippek, trükkök és esettanulmányok kezdő vállalkozóknak

0% spam, 100% érték

További bejegyzések:

Szeretnéd megvalósítani az Álmodat?

A kezdő női vállalkozók hosonló problémákkal küzdenek, mint Te!